Tout d’abord, qu’est ce que la communication interne ?
La communication interne est l’ensemble des actions de communication au sein d’une entreprise. Elle est à destination des salariés afin d’accroître l’échange d’informations et de promouvoir la culture d’entreprise. De plus, l'importance de la communication interne s'est accrue avec le développement du télétravail. C’est donc un excellent moyen de fidéliser ses employés et de faire naître un sentiment d’appartenance dans l’entreprise !
Selon une étude Opinion Way, seulement 45 % des employés sont satisfaits de la communication interne de leur entreprise. Pourtant, la communication interne comme outil de management est une solution indispensable.
Dans un grand groupe où on retrouve des milliers de collaborateurs, nous pouvons vite nous perdre entre toutes les informations à diffuser chaque jour. Surtout quand les collaborateurs ont eux-même beaucoup d'informations à traiter et une boite mail surchargée.
Les questions que l'on peut se poser :
Quelles informations communiquer à quelles personnes ? Quel format pour convenir à tous les corps de métiers ? Quelle fréquence de diffusion choisir ? Mais surtout : comment favoriser l'engagement des collaborateurs sur le long terme ?
Alors si vous recherchez la solution ultime pour que vos collaborateurs intéragissent enfin à vos communications, vous pouvez continuer à lire, je vous dis tout !
Zoom sur Veolia
Veolia est une multinationale française intervenant dans le secteur de l’eau, des déchets et de l’énergie. Au cours de mon alternance chez Veolia, j’ai travaillé pour la région Sud-Ouest dans le secteur de l’eau.
La région Sud-Ouest est répartie sur 6 territoires localisés sur 17 départements. La région est vaste ce qui fait que les personnes travaillant sur les différents territoires ne sont pas à proximité de la direction régionale.
C'est en rencontrant des problématiques au sein de Veolia que j'ai pris conscience de l'importance de la communication interne. Aujourd'hui, c'est grâce à mon expérience que je développe ce sujet pour vous.
Les objectifs de la communication interne
Créer un sentiment d’appartenance
Améliorer le bien-être des salariés
Véhiculer des valeurs communes
Rendre la communication transversale
Optimiser le travail en équipe
Pour garder un fil conducteur et un rythme dans vos communications, il est nécessaire d’établir une stratégie.
Quels sont les messages que vous allez diffuser ? Comment allez-vous les diffuser ? Quand est-ce que vous allez les diffuser ?
C’est important d’instaurer un rendez-vous à vos collaborateurs pour que s’informer soit un automatisme.
Les contenus & formats
L’enjeu est de réussir à garder le contact avec vos collaborateurs sans pour autant les submerger sous les informations.
C’est pour cela qu’il faut varier les contenus. Définissez en amont les différents thèmes et formats des contenus que vous allez diffuser.
La règle des 3 contenus
1/3
Annonces de l'entreprise
1/3
Nouvelles sectorielles
1/3
Actualités sur la vie courante
Varier les contenus est un bon moyen de décloisonner les différents services et de tenir au courant les employés de toutes les actualités.
De plus, pour entretenir l’attention de votre audience, il est important de varier les formats.
Les canaux de communication
Il est important de prendre le temps de choisir un canal de communication. Si vous utilisez plusieurs canaux de communication, il faut qu'ils se complètent. Il ne faut pas qu'un canal soit privilégié et l'autre à l'abandon.
Par exemple, vous pouvez décider d'alimenter un intranet et d'envoyer une newsletter pour récapituler les actualités et rediriger le collaborateur vers l'intranet.
Vous pouvez choisir dans la liste ci-dessous la solution la plus adaptée à vos besoins.
La fréquence
Définir la fréquence de diffusion vous permettra de garder un rythme de travail. Les employés seront au rendez-vous au fil des publications. La fréquence est à définir selon la quantité d’informations à diffuser mais aussi selon vos collaborateurs. Trop d'informations tue l'information !
D’autant plus que si vous créez un magazine ou une newsletter,il faut faire attention à la longueur. Il vaut mieux diffuser un contenu court et pertinent plutôt qu’un contenu où le collaborateur passerait trop de temps dessus.
Quotidien, hebdomadaire, mensuel, semestriel, trimestriel, à vous de choisir !
La liste (non exhaustive) des outils digitaux pour communiquer
Pour communiquer en interne, il faut choisir le moyen le plus adapté en fonction des habitudes de vos collaborateurs. Étant spécialisée dans le digital, voici une liste des canaux de communication digitaux. Toutefois, il ne faut pas utiliser trop de canaux différents. Sinon, vous allez perdre vos collaborateurs. Choisissez celui adapté à vos contenus et aux besoins de l'entreprise.
La newsletter
La newsletter est sûrement l'un des plus connus. On en reçoit tous les jours dans notre boite mail, on a l'habitude ! Le mail est le moyen le plus utilisé pour diffuser une information.
Le +
Directement dans les mails, cela permet de créer un rendez-vous précis un certain jour de la semaine à une certaine heure.
Le -
Les collaborateurs sont vites submergés par les mails et peuvent les manquer ou ne pas y prêter attention.
Le magazine digital
Le magazine digital est un bon moyen pour regrouper tous les événements marquants qui se sont passés durant le mois ou durant une plus grande période.
Le +
Le magazine peut regrouper plus de rubriques qu'une newsletter, ce qui peut être intéressant pour satisfaire tout le monde.
Le -
Il peut vite être trop long lorsqu’il y a beaucoup d’informations à mettre dedans.
Le podcast
Le podcast est un format très tendance en ce moment pour n’importe quel contenu. Alors pourquoi ne pas l’intégrer en entreprise ? Petit coup de cœur pour le format “flash info”. En quelques minutes seulement, quelques brèves d’informations rapides pour commencer la journée. Ce format est pratique car les collaborateurs peuvent écouter le podcast tout en faisant une autre tâche.
Le +
Un nouveau format qui donne envie et qui peut être utilisé de différentes manières.
Le -
Cela prend du temps à mettre en place au début, il faut prendre le coup de main.
L'intranet
L'intranet est un site interne où l'on peut y regrouper beaucoup de choses. Pour la communication, vous pouvez créer un blog afin d'y mettre des articles quotidiennement. De plus, c'est un bon moyen pour avoir un endroit où regrouper les informations utiles (actualités, outils, ressources...).
Le +
C'est un outil qui peut être développé pour d'autres fonctions.
Le -
Nécessite un entretien régulier afin que les collaborateurs se rendent sur l'intranet quotidiennement.
L'application mobile
C'est un canal très favorisé, surtout quand tout le monde n'a pas de poste de travail ! Dans la poche, il peut être consulté de partout, contrairement à un site intranet qui n'est pas forcément adapté.
Le +
L'affichage des contenus est personnalisé en fonction de chaque utilisateur, ce qui favorise l'engagement !
Le -
Il faut instaurer une nouvelle habitude pour les collaborateurs.
Favoriser l'engagement des collaborateurs
Une chose que tout le monde craint : diffuser des informations et que personne ne les lise.
C’est une chose de mettre à jour l’intranet avec de nouveaux articles, mais est-ce que beaucoup de collaborateurs vont régulièrement les lire ? Est-ce que vos collaborateurs ouvrent vos newsletters ?
Pour créer une communication engageante, il est nécessaire d'interagir avec les collaborateurs. Il est important aujourd’hui de garder le lien en adoptant une communication où les employés ne sont pas seulement spectateurs mais aussi acteurs. La communication interne est un outil qui peut donner la parole aux différents services d’une entreprise afin que chacun se sente concerné et considéré.
Lorsque les collaborateurs s’investissent et participent à une newsletter, vous êtes sûr qu’ils seront là à chaque rendez-vous pour s’informer des dernières actualités.
Encouragez l'interaction et la participation. Posez des questions, encouragez les commentaires, les réactions, et tenez compte des retours des collaborateurs.
Vous pouvez créer des sondages pour savoir ce qu’ils voudraient voir dans les prochaines communications, créer des jeux concours, des quizz, des boîtes à idées, etc…
Ces idées sont d’autant plus utiles afin de mesurer l’engagement collaborateur.
En fin de compte, l'engagement des collaborateurs dans la communication interne dépend de la pertinence, de la fréquence et de la manière dont l'information est présentée. En utilisant une combinaison de ces stratégies, vous pouvez créer un environnement où les collaborateurs se sentent connectés, informés et valorisés.
Pour suivre si tous vos efforts et les moyens mis en place ont été utiles, il est important de surveiller certains KPI (indicateurs de performance). C’est grâce aux KPI que vous pourrez redéfinir votre stratégie en fonction des besoins de vos collaborateurs.
Et n’oubliez pas, mesurer la satisfaction et l’engagement des employés est incontournable dans une démarche d’amélioration permanente.
Exemples de KPI à surveiller :
Satisfaction collaborateur
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